von Luca Kramis

Eine Black Box für Lösungen

Innerhalb weniger Stunden 100 Ideen generieren, die wichtigsten Stakeholder eines Projektes auf eine Wellenlänge bringen und einen groben Projektfahrplan definieren, der in die Unternehmensstrategie eingebettet ist. Welche Magie das wohl möglich macht? Meine Antwort: Workshops.

Die richtigen Köpfe zusammenzustecken birgt immer eine gewisse Potenz. Tut man dies in der Schnittstelle von flexibler Struktur und guter Vorbereitung, hat man eine effektive Black Box geschaffen, aus der Lösungen nur so herausgeschossen kommen – nur wie sich diese Ansätze präsentieren weiss man nie so genau. Wir reden also von einer Art Box der Ideen-Pandora.

Insbesondere Ideation-Workshops generieren eine Vielzahl an konkreten Ideen und Umsetzungsansätzen zu den komplexen Herausforderungen der Kundschaft. Der wichtigste Faktor nebst den projektrelevanten Teilnehmern ist dabei die Vorbereitung – und genau darin liegt der ultimative Agilitätstest. Denn es gab wohl noch nie einen Workshop, der 1:1 nach Drehplan gelaufen ist. Doch der grosse Vorteil von Workshops ist gerade, dass man vor Ort auf Herausforderungen und allfällige Meinungsverschiedenheiten eingehen kann. So kann man situativ pivotieren und sich auf die reellen Herausforderungen konzentrieren, auch wenn sich diese erst während der Laufzeit des Workshops offenbaren. Agilität wird üblicherweise als Management-Stil, beziehungsweise als Firmenphilosophie definiert. Meiner Meinung nach ist es aber ebenso eine persönliche Philosophie, die jeder einzelne Mitarbeiter leben kann und soll. Gleichzeitig bedeutet das auch, immer wieder vom eigentlichen Plan abweichen zu müssen und so ein gutes Stück Kontrolle und Sicherheit aus der Hand zu geben.

Die Frage ist: Wie bereitet man sich auf diese vorhersehbaren Abweichungen vor? Die Antwort darauf ist ein klares «gar nicht». Vielmehr muss man Agilität in die eigene DNA einverleiben. Unter dem Strich sind Workshops eben diese Black Box – am Ende des Tages kommt immer etwas Brauchbares heraus, aber nie auf die geplante Weise.

«Plans are useless, but planning is indispensable» – Dwight D. Eisenhower

Zugegeben, ganz so intensiv wie Herrn Eisenhowers Aufgabe als amerikanischer Armeekommandant im Zweiten Weltkrieg sind unsere Workshops vermutlich nicht. Dennoch gibt es eine Parallele: ultimative Agilität ist eine Grundvoraussetzung für den Erfolg des Vorhabens. Denn eines ist klar, die Dinge laufen selten nach Plan. Bei Workshops ist dieser Effekt aber noch etwas intensiver, denn normalerweise wird der Plan bereits kurz vor dem Termin über den Haufen geworfen. Nicht selten direkt am Tag davor. Einige neue Teilnehmer mit spezifischem Know-how kommen hinzu, die Anforderungen des Kunden ändern sich, es gibt eine Veränderung im Gesamtprojekt… es gibt sehr viele Gründe, wieso kurzfristig nochmal alles neu geplant werden muss. Was es dafür in den seltensten Fällen gibt, ist eine einmalige Planung mit entsprechender Durchführung. In jedem Fall läuft dann aber irgendwann schlicht die Zeit für Veränderungen aus und der Workshop beginnt.

Agilität: Planung über Bord

Hat der Workshop begonnen, dauert es höchstens ein paar Stunden, bis sich das gesamte Konzept wieder ändert – und schon wieder ist der Moderator am planen. Spätestens nach einem halben Tag wird dann abermals alles auf den Kopf gestellt. Die neusten Erkenntnisse müssen in den weiteren Tagesablauf mit eingeplant werden. So wird nochmals ein Masterplan ausgeheckt, um die Resultate des vorhergegangenen Halbtages in bestmögliche Resultate zu transformieren. Noch vor dem Ende des Tages wird auch dieser finale Masterplan wohl noch einige kosmetische Pivotierungen mitmachen. Die ewige Planerei hat sich dann aber trotzdem gelohnt, denn die Resultate aus dem Workshop bauen auf jeder Iteration, jeder Zusatzinformation und jedem aussondierten Puzzleteilchen.

Resultate auf den Boden bringen

All diese spontanen Kursänderungen bringen natürlich nur etwas, wenn zum Schluss handfeste Resultate vorliegen. Kommt dann langsam das Ende des Workshops in Sicht, segelt man auf Gewässern, die zu Beginn des Tages noch unentdeckte Gefilde waren. Deshalb kommt zum Schluss der wohl wichtigste Teil: Die Resultate müssen auf den Boden gebracht werden.

Alle Diskussionen und der ganze eingeflossene Hirnschmalz sind bloss verschwendete Energie, wenn daraus nicht ein zielgerichtetes Vorgehen abgeleitet werden kann. Ein letztes Mal wird das Team also kreativ und überlegt sich, wie das übergeordnete Ziel denn effektiv erreicht werden kann. Im Idealfall wird dies dann ohne weitere Umwege durchgezogen. Anders als in der Planung funktioniert das eigentlich auch immer, denn die Zeit läuft aus und der Raum für Kursänderungen schwindet.

Die übliche Bilanz am Ende: Es war eine aufregende Achterbahnfahrt, in die viel Energie hineingesteckt wurde. Haufenweise Ideen und Vorschläge wurden erarbeitet und verarbeitet – und letztlich hat man den gewünschten Schritt gemacht. Der Agilitätstest wurde bestanden.