Warum Scoping Innovation fördert

von Company Factory

Es spricht sich langsam herum: Scoping ist ein Verfahren, das Teams die Erstellung eines Projektlayouts wesentlich erleichtert. Beim Scoping Canvas handelt es sich um ein Gratistool, das die Definition von Zielen, Verantwortungen und Tasks im Rahmen von Innovationsprogrammen verdeutlicht.

Was kann Scoping?

Der Canvas, zu Deutsch «Leinwand», kann gratis heruntergeladen und ausgedruckt werden. Am besten so gross wie möglich. Die Macher empfehlen DIN A0. Ein Scoping Canvas erlaubt es Projektteams, eine Vorstellung zu ermitteln, wie gross angelegt ein geplantes Projekt ist. Das macht Scoping zu einem idealen Hilfsmittel. Vor allem wenn Teams eine Genehmigung vom Management benötigen, bevor eine Innovation in Angriff genommen wird. Allgemein lässt sich sagen, dass nicht nur bekannte, sondern auch unbekannte Grössen mit Scoping präzisiert werden können.

Eingetragen in die Felder des Scoping Canvas werden unter anderem die Projektgrösse, aber auch die Merkmale der Zielgruppe. Folgende Felder weist der Canvas auf:

  • User Needs
  • Purpose
  • Objectives
  • Actions
  • Metrics

Es leuchtet ein, dass hier die Kernbereiche eines Projekts miteinander deckungsgleich gemacht werden können: Kundennutzen → Zweck & Mittel → Umsetzung → Kontrolle sind die logischen Bestandteile bei der Realisierung einer Projektstrategie.

Wie Scoping angewendet wird

Der Canvas ist eine Aufgabe, die ausgefüllt sein will. Dies beginnt mit den Herausforderungen ans Unternehmen, die formuliert werden müssen, mit den Besonderheiten der Zielgruppe und den Erfordernissen bei der Umsetzung. Scoping erleichtert die Diagnose, ob ein Projekt oder Ziel zu gross, zu ehrgeizig oder im Gegensatz zu klein gedacht ist.

Je präziser der Umfang des Projektes definiert werden kann, umso höher fallen die Aussichten auf Erfolg aus. Wenn Projektzweck und Zielgruppe zu vage definiert werden, fallen auch die damit einhergehenden Massnahmen nicht zielführend aus. Das heisst nicht, dass sich Projektteams bei der Formulierung ihrer Ziele im Scoping zurücknehmen sollen – statt Erwartungen zu senken, geht es eher darum, sie zu managen: Was können wir realistisch für welche Kundengruppe umsetzen – und wie?

Herausforderungen ausformulieren

Bei der Umsetzung eines Innovationsprojektes ist es von enormer Wichtigkeit, die Art der Herausforderung für das Unternehmen und deren Dringlichkeit zu formulieren. Denn wo es in vielen Fällen vordergründig um Marktanteile geht, ist in Wirklichkeit eine Neupositionierung der Marke angesagt, oder eine Stärkung der Kundenbindung.

Und der Ausgangspunkt?

Das ist in den meisten Fällen ein bestehendes Problem – eine Schwachstelle im Unternehmen oder auch ganz konkrete Pains, die die Kunden beim Kontakt mit dem Produkt oder der Dienstleistung erleben. Dabei ist es wichtig, realistisch festzuhalten, wie Kunden die Marke wahrnehmen – am besten anhand von direktem Feedback oder Shadowing. Hier muss schonungslos ehrlich eruiert werden, wie gross die Probleme sind – denn nur so lassen sich Massnahmen zu deren Behebung planen.

Wenn hier konkrete Ursachen und Ziele vorliegen, lässt sich, eingebunden in zeitliche Vorgaben, ein Projektplan erstellen. Dann fehlt nur noch, die Resultate messbar zu machen.

Ziele setzen, Erfolge messen

Mindestens ebenso wichtig wie das Festlegen der Ziele und der dafür erforderlichen Projektschritte ist eine Einigung darauf, wie Resultate gemessen werden sollen. Denn wenn in der nun folgende Phase nichts dokumentiert wird, kann auch für Stakeholder und Geschäftsführung nichts vermittelt werden! Zu definieren, wo die Ziellinie liegt, ist ein wichtiges Element bei der Motivation von Projektteams – denn dies erlaubt auch, Indikatoren für erreichte Erfolge vor Augen zu haben. Und das sorgt dafür, dass die gemeinsame Vision bei der Umsetzung nicht an Strahlkraft verliert.

Und zu guter Letzt…

Nicht unterschätzt werden sollte der Nutzen von Scoping, wenn die Auftraggeber auf einmal das Lenkrad herumreissen. Denn wenn der Geltungsbereich plötzlich ein anderer ist, kann dies das Ausmass des Projekts, ebenso die für die Umsetzung erforderlichen Strategien, stark beeinflussen. Ein solches «von Hü auf Hott» motiviert Teams. Scoping kann dazu beitragen, Projekteigner bei der Stange zu halten und das Herumeiern während einzelner Umsetzungsschritte zu begrenzen. Eine Stunde Ausfüllzeit ist deshalb in jedem Fall eine gute Investition!

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