Der Einfluss von Fristen auf die Effizienz

Von François Glur

«Kannst du dies noch bis heute Abend erledigen?» «Ja… Ich schaue, was sich machen lässt.» Man gehört wohl zur Ausnahme, wenn man sich selbst noch nie in diesem Arbeits-Szenario wiedergefunden hat.

Aus meiner persönlichen Erfahrung kann ich dennoch sagen, dass ich in solch einem Fall die mir übertragene Aufgabe (meist) innerhalb der eigentlich viel zu kurzen Frist erreicht habe. Rein subjektiv betrachtet, meisterte ich die Aufgabe jeweils mit hoher Effizienz und einem hohen Qualitätsstandard. Daraus stellt sich mir die Frage: Bin nur ich bei höherem Zeitdruck gefühlt effizienter oder lässt sich der positive Einfluss von knappen Deadlines wissenschaftlich begründen?

Verspätete Steuerformulare sparen Zeit und Geld

Bei meiner Recherche bin ich auf diverse Studien gestossen, welche dieses Phänomen bereits untersucht haben. In einer Untersuchung von Zhu et al. (April 2018) wurde beispielsweise einer zufällig ausgewählten Gruppe die Steuerformulare verspätet zugesendet, wodurch die Frist bis zur Einreichung der Steuererklärung deutlich verkürzt wurde. Das Fazit der Studie: Diejenigen, welche weniger Zeit für ihre Steuererklärung hatten, neigten dazu, sowohl weniger Geld (z.B. für Steuerberater) als auch Zeit aufzuwenden, als jene mit der regulären Frist.

Überführung in die Arbeitswelt

Was können nun Führungskräfte und Mitarbeiter, die Fristen für andere und für sich selbst setzen, daraus lernen? Gemäss einem kürzlich im HBR veröffentlichten Bericht von Meng Zhu (August 2018) sind es hauptsächlich zwei Dinge:

  • Längere Fristen erhöhen die wahrgenommene Schwierigkeit der gestellten Aufgabe.
  • Mit längeren Fristen schiessen nicht nur der benötigte zeitliche Aufwand, sondern auch die eingesetzten finanziellen Ressourcen in die Höhe. Beinhaltet eine Aufgabe eine finanzielle Komponente, kann es folglich besser sein, die Frist so kurz wie möglich zu setzen.

Diese Ergebnisse sind jedoch mit Vorsticht zu geniessen, da sich der Bericht lediglich auf eine einzelne Frist bezieht. In der Realität hat eine arbeitende Person hingegen meist mehrere Fristen gleichzeitig einzuhalten. Unter Anbetracht dieser Umstände wurde eine zusätzliche Studie (Zhu et al., Februar 2018) durchgeführt, die den Einfluss einer Gruppe von Fristen untersucht. Das Ergebnis: Personen verfolgen Projekte mit tiefer Wichtigkeit und kurzen Fristen stärker als jene mit hoher Wichtigkeit und längeren Fristen.

Meine Umsetzung im Alltag

Aus der Kombination zwischen persönlicher Erfahrung und fundierten Ergebnissen aus der Wissenschaft, lege ich mir die folgenden Regeln ans Herz:

  • Je wichtiger und budgetintensiver ein Projekt, desto knapper setze ich die Fristen. Natürlich darf der gesunde Menschenverstand dabei nicht ausser Acht gelassen werden, sodass die Fristen nicht utopisch ausfallen.
  • Wichtige Aufgaben mit einem langen Zeithorizont unterteile ich – soweit möglich – in einzelne, aufeinanderfolgende Unteraufgaben mit kurzen Fristen, um ein Herauszögern zu verhindern.
  • Umgekehrt setze ich bei Personen, die dazu tendieren zu wenige Ressourcen einzuplanen, eine längere Frist. Dies führt dazu, dass sie den Aufwand grösser einschätzen und so eine grosszügigere Planung vornehmen.

Zusammenfassend kann ich Folgendes sagen: Unabhängig davon was für ein Arbeitstyp man ist, eine durchdachte Festlegung von Fristen – sowohl für sich selbst als auch für Mitarbeiter – hat das Potenzial, die Gesamteffektivität eines Projektes positiv zu beeinflussen.

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